La mise en oeuvre d'un processus collectif de veille est articulée autour du cycle de l'information, bien connu des journalistes ou des services de renseignement.
La méthode suit cinq phases distinctes, énoncées brièvement ci-dessous.
On parle de cycle car c'est lors de la phase de diffusion que la qualité de la veille est évaluée et que les besoins en informations peuvent et doivent être affinés.
Analyse du besoin
Dans un premier temps, il convient de comprendre et de formaliser quels sont les besoins en informations de l’entreprise dans sa globalité. Afin d’assurer que les phases suivantes apporteront une réelle valeur ajoutée par l’entreprise, une analyse stratégique de celle-ci doit être menée afin d’identifier clairement quelles seront les finalités de la veille.
Dans un souci de pragmatisme, ces finalités doivent être hiérarchisées afin de d’établir un ordre de priorité dans les différents types de veilles à mener.
Chacune des finalités doit être exprimée sous la forme d’une question (ponctuelle ou permanente) à laquelle la veille doit apporter une réponse.
L’ensemble des finalités identifiées constitue le cadrage de la veille, délimitant un périmètre pour le projet, et identifiant les clients de la veille.
Pour chacune des finalités, on identifiera dans l’ordre suivant :
- le type d’analyse à fournir, c'est-à-dire les livrables de la veille
- le type de données à collecter
- les sources à exploiter (formelles et informelles) et les actions choisies pour y parvenir.
C’est à ce moment qu’il conviendra de définir le budget que l’entreprise souhaite allouer à la veille, et de déterminer pour chacune des sources leur coût d’acquisition (achat d’un abonnement à des bases de données, appel à un cabinet d’études, ressources humaines en interne allouées à ces tâches, etc.).
Plan de Collecte
Une fois les sources d’informations déterminées, il s’agit de préparer la collecte automatisée d’informations quand cela est possible, et de répartir clairement les tâches.
Les sources d’information peuvent être de deux types :
- les sources formelles. Il s’agit des informations écrites : presse, Internet, bases de données, CD Roms, livres, brevets, études sectorielles, études marketing, plaquettes et catalogues concurrents, propositions commerciales…
- Les sources informelles. Il s’agit des informations orales, provenant des réseaux humains : conférences, salons, réunions de travail, stagiaires, candidats à l’embauche…
Il est important à ce stade d’intégrer les modes de restitution de ces sources informelles, afin de ne pas les « oublier » lorsque l’attention du projet de veille sera focalisée sur le traitement des sources électroniques.
Un document formalisant les opérations à mener pour agréger l’ensemble des sources permet de préparer la phase suivante : c’est le plan de collecte.
Collecte de l'information
La mise en œuvre de ce plan permet de structurer la collecte d’informations. Des outils informatiques appelés « agents intelligents » permettent d’automatiser le recueil d’informations provenant de sources électroniques.
Leur mise en place doit permettre un premier classement et un stockage des informations brutes (ou données).
Traitement et synthèse
L’analyse et le traitement de l’information sont des activités à fort niveau de valeur ajoutée ne pouvant pas être entièrement automatisée. Cette phase est articulée autour des dimensions suivantes :
- Evaluation / Tri : Il s’agit de déterminer quelles informations sont utiles et lesquelles ne le sont pas. Les informations inutiles ne doivent pas être supprimées, mais indexées comme telles afin d’en conserver une trace, ce qui est particulièrement utile dans le cas où la veille est effectuée par plusieurs personnes.
Cette étape fait notamment appel aux « experts », pouvant valider ou évaluer le niveau de qualité voire de véracité d’une information.
- Analyse : cette étape doit permettre de donner du sens à certaines informations ou données brutes, de les mettre en perspective. Les informations peuvent en particulier être indexées en fonction d’une taxonomie propre au système de gestion électronique de documents.
- Synthèse : afin de répondre à la question posée par la finalité, une synthèse des informations doit être produite régulièrement, afin d’être directement utilisable (opérationnelle) par les clients de la veille.
Diffusions
La diffusion est la mise à disposition des informations, dans des livrables spécifiques. Il convient alors de déterminer :
- les profils d’utilisateurs,
- la gestion des droits d’accès à l’information,
- le format de restitution (électronique, papier, oral )
- la quantité d’informations
- la fréquence de diffusion
Les solutions peuvent être par exemple, l’utilisation d’un Intranet documentaire, d’un Intranet de veille, de lettres d’informations mensuelles, sans oublier les lieux physiques où peuvent se produire les échanges d’informations (comme la machine à café).
A ce niveau se pose la question de la gestion des droits de diffusion. L’entreprise mettant en place un système de diffusion d’informations professionnelles doit rester attentive à respecter la législation sur le droit de copie, dont les contours législatifs sont parfois flous.
La méthode suit cinq phases distinctes, énoncées brièvement ci-dessous.
On parle de cycle car c'est lors de la phase de diffusion que la qualité de la veille est évaluée et que les besoins en informations peuvent et doivent être affinés.
Analyse du besoin
Dans un premier temps, il convient de comprendre et de formaliser quels sont les besoins en informations de l’entreprise dans sa globalité. Afin d’assurer que les phases suivantes apporteront une réelle valeur ajoutée par l’entreprise, une analyse stratégique de celle-ci doit être menée afin d’identifier clairement quelles seront les finalités de la veille.
Dans un souci de pragmatisme, ces finalités doivent être hiérarchisées afin de d’établir un ordre de priorité dans les différents types de veilles à mener.
Chacune des finalités doit être exprimée sous la forme d’une question (ponctuelle ou permanente) à laquelle la veille doit apporter une réponse.
L’ensemble des finalités identifiées constitue le cadrage de la veille, délimitant un périmètre pour le projet, et identifiant les clients de la veille.
Pour chacune des finalités, on identifiera dans l’ordre suivant :
- le type d’analyse à fournir, c'est-à-dire les livrables de la veille
- le type de données à collecter
- les sources à exploiter (formelles et informelles) et les actions choisies pour y parvenir.
C’est à ce moment qu’il conviendra de définir le budget que l’entreprise souhaite allouer à la veille, et de déterminer pour chacune des sources leur coût d’acquisition (achat d’un abonnement à des bases de données, appel à un cabinet d’études, ressources humaines en interne allouées à ces tâches, etc.).
Plan de Collecte
Une fois les sources d’informations déterminées, il s’agit de préparer la collecte automatisée d’informations quand cela est possible, et de répartir clairement les tâches.
Les sources d’information peuvent être de deux types :
- les sources formelles. Il s’agit des informations écrites : presse, Internet, bases de données, CD Roms, livres, brevets, études sectorielles, études marketing, plaquettes et catalogues concurrents, propositions commerciales…
- Les sources informelles. Il s’agit des informations orales, provenant des réseaux humains : conférences, salons, réunions de travail, stagiaires, candidats à l’embauche…
Il est important à ce stade d’intégrer les modes de restitution de ces sources informelles, afin de ne pas les « oublier » lorsque l’attention du projet de veille sera focalisée sur le traitement des sources électroniques.
Un document formalisant les opérations à mener pour agréger l’ensemble des sources permet de préparer la phase suivante : c’est le plan de collecte.
Collecte de l'information
La mise en œuvre de ce plan permet de structurer la collecte d’informations. Des outils informatiques appelés « agents intelligents » permettent d’automatiser le recueil d’informations provenant de sources électroniques.
Leur mise en place doit permettre un premier classement et un stockage des informations brutes (ou données).
Traitement et synthèse
L’analyse et le traitement de l’information sont des activités à fort niveau de valeur ajoutée ne pouvant pas être entièrement automatisée. Cette phase est articulée autour des dimensions suivantes :
- Evaluation / Tri : Il s’agit de déterminer quelles informations sont utiles et lesquelles ne le sont pas. Les informations inutiles ne doivent pas être supprimées, mais indexées comme telles afin d’en conserver une trace, ce qui est particulièrement utile dans le cas où la veille est effectuée par plusieurs personnes.
Cette étape fait notamment appel aux « experts », pouvant valider ou évaluer le niveau de qualité voire de véracité d’une information.
- Analyse : cette étape doit permettre de donner du sens à certaines informations ou données brutes, de les mettre en perspective. Les informations peuvent en particulier être indexées en fonction d’une taxonomie propre au système de gestion électronique de documents.
- Synthèse : afin de répondre à la question posée par la finalité, une synthèse des informations doit être produite régulièrement, afin d’être directement utilisable (opérationnelle) par les clients de la veille.
Diffusions
La diffusion est la mise à disposition des informations, dans des livrables spécifiques. Il convient alors de déterminer :
- les profils d’utilisateurs,
- la gestion des droits d’accès à l’information,
- le format de restitution (électronique, papier, oral )
- la quantité d’informations
- la fréquence de diffusion
Les solutions peuvent être par exemple, l’utilisation d’un Intranet documentaire, d’un Intranet de veille, de lettres d’informations mensuelles, sans oublier les lieux physiques où peuvent se produire les échanges d’informations (comme la machine à café).
A ce niveau se pose la question de la gestion des droits de diffusion. L’entreprise mettant en place un système de diffusion d’informations professionnelles doit rester attentive à respecter la législation sur le droit de copie, dont les contours législatifs sont parfois flous.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire